یکی از مهمترین اصول کنترل داخلی آن است که هیچ فرد یا دایره ای نباید به تنهایی مسؤلیت انجام کلیه مراحل یک معامله را به عهده داشته باشد.
اگر قرار باشد مدیریت واحد تجاری،فعالت های خود را طبق برنامه تنظیمی هدایت کند، هر معامله مستلزم طی پنج مرحله:
(۱) صدور مجوز،
(۲) بررسی،
(۳) تصویب،
(۴) اجرا و
(۵) ثبت می باشد.
چنانچه هر یک از مراحل مزبور توسط فرد یا دایره مستقلی انجام شود، سیستم کنترل داخلی تقویت می شود و هیچ فرد یا دایره ای نمی تواند اشتباهات و تخلفاتی را مرتکب شده و آن را پنهان نگه دارد. همچنین، تفکیک مسؤلیت ها موجب تخصص کارکنان می شود که خود عاملی در افزایش کارایی کلی عملیات است.
به منظور تفکیک مناسب مسؤلیت ها در یک واحد تجاری، مراحل یک معامله فروش نسیه در زیر نشان داده می شود:
۱- مدیریت واحد تجاری مجوز فروش نسیه را برای مشتریان خاصی به میزان معین صادر می کند.
۲- سفارش خرید مشتری در دایره فروش مورد بررسی قرار می گیرد و سپس برای تصویب به دایره اعتبارات ارسال می شود.
۳- دایره اعتبارات، وضعیت اعتباری مشتری را برای تعیین میزان اعتبار و شرایط فروش براساس رویه های واحد تجاری مورد بررسی قرار می دهد و تصویب می کند.
۴- دایره ارسال با دریافت کالا از انبار و ارسال آن برای مشتری، معامله را انجام می دهد.
۵- دایره حسابداری با استفاده از مدارکی که در دوایر فروش، اعتبارات و ارسال تهیه شده، معامله را در دفاتر ثبت و صورتحساب مشتری را تنظیم می کند.
هنگامی که مسؤلیت های صدور مجوز، بررسی، تصویب، انجام و ثبت معاملات بدین ترتیب تفکیک شده باشد، هیچ یک از دوایر نمی توانند معامله بدون مجوز و بررسی نشده ای را انجام دهند و احتمال وجود معاملات ثبت نشده به میزان قابل ملاحظه ای کاهش می یابد، زیرا برای انتقال اطلاعات مربوط به معامله از یک دایره به دایره دیگر باید مستنداتی تهیه شود.